Jakie elementy powinien posiadać firmowy system do wideokonferencji?

Możliwość odbywania wideokonferencji przynosi firmie wiele korzyści np. umożliwiając wewnętrzną pracę, komunikację zewnętrzną i rozwiązuje niektóre problemy pracy zdalnej. Wybór odpowiedniej platformy powinien zapewnić efektywne korzystanie i prawidłowe działanie, które nie będzie powodować stresujących sytuacji w kluczowych momentach spotkań.

Co powinny zawierać firmowe systemy do telekonferencji? Poniżej kilka najważniejszych wskazówek, które pomogą Ci dokonać właściwego wyboru.

Rozdzielczość

Pierwszy ważny element: jakość dźwięku i obrazu na każdym spotkaniu jest niezwykle ważna, by utrzymać wysoki poziom zaangażowania oraz zrozumiale przekazywać wszelkie informacje. Upewnij się, że jakość Twoich narzędzi do konferencji odpowiada Twoim potrzebom i będą one kompatybilne z Twoją platformą. Zapewnij maksymalnie wysoką możliwą jakość, mając na uwadze, że każdego dnia technologia idzie coraz bardziej naprzód.

Funkcje nagrywania

Nagrywanie jest jedną z podstawowych i niezbędnych funkcji. Niezależnie od tego, czy prowadzisz zwykłą prezentację, webinar czy instruktaż, warto mieć możliwość nagrywania spotkań i przechowywania ich w chmurze. Takie zapiski są przydatne do tworzenia materiałów marketingowych, szkoleniowych i archiwizowania nagrań na potrzeby wewnętrzne firmy. Na ich podstawie możesz też tworzyć różne instrukcje, więc warto zadbać o taką funkcję w systemie.

Dostęp z wielu urządzeń

W systemach do wideokonferencji warto poszukiwać opcji, która umożliwia połączenie z dowolnych urządzeń. Ta funkcja zdecydowanie ułatwi uczestnictwo gościom spotkania, ale też zapewni komfort pracy, gdy np. chwilowo brakuje dostępu do przeglądarki w komputerze, dlatego alternatywnie skorzystać można ze smartfona.

Proste dołączanie do spotkania

Platforma wideokonferencyjna powinna ułatwiać dołączanie do spotkań, dlatego dobrze byłoby, gdyby sposób dołączania do spotkania był jak najmniej złożony. To szczególnie ważne podczas korzystania z aplikacji mobilnej i ma kluczowe znaczenie do utrzymania wszystkich użytkowników w jednym miejscu. Złożony proces będzie generować problemy, dlatego warto skupić się na maksymalnie prostym sposobie, najlepiej z możliwością dołączania do spotkań za pomocą jednego kliknięcia i bez pobierania dodatkowych oprogramowań zewnętrznych.

Czat

System do telekonferencji powinien dawać możliwość czatu w dodatkowym oknie podczas spotkania. Na bieżąco w tym miejscu można zapisywać notatki i komunikować się z innymi uczestnikami rozmowy, bez zakłócania przebiegu trwającej wideokonferencji. To właśnie w tym miejscu można wymieniać się spostrzeżeniami, uwagami albo nawet zgłaszać ewentualne problemy np. z dźwiękiem u prowadzącego.

Udostępnianie ekranu

Opcja udostępniania ekranu to idealny sposób na bardzo transparentne dostarczenie informacji, którą chce się przekazać, dlatego to niezwykle przydatna opcja. Gospodarze spotkania mogą udostępnić innym uczestnikom spotkania wyświetlane na ich ekranie materiały, co zdecydowanie ułatwia współpracę wszystkich rozmówców

Bezpieczeństwo i prywatność

Na sam koniec, co wcale nie oznacza, że to najmniej ważna kwestia – dyskusja wideo musi być bezpieczna. Dowiedz się w jaki sposób zapewnione będzie bezpieczeństwo i narzędzia kontroli, które mogą być Ci potrzebne. Sprawdź, czy łącze wideo jest szyfrowane i czy osoby trzecie nie dostaną się na spotkanie, w którym nie powinny brać udziału. Koniecznie podejmij niezbędne kroki oraz dokładnie przeanalizuj ten element, by zabezpieczyć firmowy system do wideokonferencji i zapobiec jakimkolwiek wyciekom.

Najlepsze rozwiązania to proste rozwiązania, dlatego wybierz system, który będzie łatwo dostępny i przyjazny w użytkowaniu. Nie skupiaj się na dodatkowych opcjach takich jak wybór motywów czy dźwięków, ponieważ najważniejsze elementy to funkcjonalność systemu – a on sam w sobie nie musi być skomplikowany. Mamy nadzieję, że nasze wskazówki pomogą Ci przy podjęciu odpowiedniej decyzji i już niebawem rozpoczniesz korzystanie z platformy najbardziej dopasowanej do Twojej branży.